Оглавление
В соответствии с Приказом ФТС России от 16 мая 2006 г. N 443 "О типовых структурах таможенных органов Российской Федерации", распоряжением ФТС России от 27 июля 2010 г. N 199-р "Об утверждении Методических рекомендаций по разработке и утверждению типового положения о структурном подразделении таможенного органа" и в целях совершенствования организации документационного обеспечения в таможенных органах приказываю:
1. Утвердить Типовое положение о подразделении документационного обеспечения регионального таможенного управления (Приложение N 1), Типовое положение о подразделении документационного обеспечения таможни (Приложение N 2), Типовое положение о подразделении документационного обеспечения таможенного поста (Приложение N 3).
2. Начальникам таможенных органов в месячный срок обеспечить на основании типовых положений, указанных в пункте 1 настоящего Приказа, разработку положений о соответствующих подразделениях документационного обеспечения таможенных органов, их представление на согласование в подразделение документационного обеспечения вышестоящего таможенного органа и утверждение в соответствии с установленным порядком.
3. Внести в Типовую инструкцию по делопроизводству и работе архива в таможенных органах (региональных таможенных управлениях, таможнях, таможенных постах), утвержденную Приказом ФТС России от 18 октября 2004 г. N 160 (в редакции Приказов ФТС России от 30 марта 2007 г. N 383, от 15 ноября 2007 г. N 1412, от 27 мая 2011 г. N 1095), следующие изменения:
а) в абзаце первом пункта 1.4 исключить слова "- приложение 1";
б) абзац первый пункта 1.5 изложить в следующей редакции:
"1.5. Задачи, функции, порядок работы ОДО регламентируются положением, разработанным в соответствии с типовым положением о подразделении документационного обеспечения таможенного органа.";
в) исключить пункт 1.6;
г) исключить приложение 1.
Контроль за исполнением настоящего Приказа оставляю за собой.
Руководитель
действительный государственный
советник таможенной службы
Российской Федерации
А.Ю.БЕЛЬЯНИНОВ
Приложение N 1
к Приказу ФТС России
от 1 марта 2012 г. N 373
I. Общие положения
1. Подразделение документационного обеспечения (далее - Подразделение) является структурным подразделением регионального таможенного управления (далее - РТУ).
2. Подразделение в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными конституционными законами, таможенным законодательством Таможенного союза и законодательством Российской Федерации о таможенном деле, федеральными законами, актами Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, Положением о Федеральной таможенной службе, нормативными и иными правовыми актами Федеральной таможенной службы (ФТС России), правовыми актами РТУ, правилами и указаниями федерального органа исполнительной власти, уполномоченного в области архивного дела, методическими документами в области документационного обеспечения управления, архивного дела, инструкцией по делопроизводству таможенного органа и настоящим Типовым положением.
3. В структуру Подразделения может входить подразделение архивной обработки документов.
При невозможности создания подразделения архивной обработки документов в структуре Подразделения, по решению начальника РТУ, его основные задачи, функции и права возлагаются на отдельное должностное лицо или функциональную группу должностных лиц Подразделения.
4. Организационное, методическое руководство и контроль деятельности Подразделения осуществляет Управление делами ФТС России, а в части выполнения задач и функций, возложенных на Подразделение, - начальник РТУ.
5. Подразделение возглавляет начальник Подразделения, который непосредственно подчиняется начальнику РТУ.
6. Работа Подразделения строится на основе планов работы РТУ и планов работы Подразделения, сочетания принципа единоначалия при решении вопросов служебной деятельности и персональной ответственности каждого должностного лица Подразделения за состояние дел на порученном участке и за выполнение отдельных поручений.
План работы Подразделения утверждается начальником РТУ.
7. Подразделение решает возложенные на него задачи как непосредственно, так и через подразделения документационного обеспечения таможенных органов, подчиненных РТУ (далее - подчиненные таможенные органы), во взаимодействии с другими структурными подразделениями РТУ.
8. Делопроизводство и мероприятия по обеспечению режима секретности в Подразделении осуществляются согласно установленному порядку.
9. При осуществлении своей деятельности Подразделение соблюдает требования правовых актов ФТС России по вопросам обеспечения информационной безопасности.
10. В РТУ для хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и законченных делопроизводством документов практического назначения, их отбора, учета, использования и подготовки к передаче на государственное хранение создается архив.
11. Организационно-методическое руководство деятельностью Подразделения по вопросам ведения архива РТУ осуществляет соответствующий государственный (муниципальный) архив.
12. Подразделение имеет круглую печать с обозначением наименования РТУ.
II. Задачи Подразделения
13. Основными задачами Подразделения являются:
1) обеспечение в РТУ и подчиненных таможенных органах организации делопроизводства в соответствии с действующей в таможенном органе инструкцией по делопроизводству;
2) разработка, внедрение новых технологических процессов работы с документами и информацией на основе использования систем автоматизированной обработки документов, в том числе упорядочение состава документов и информационных показателей, сокращение их количества и оптимизации документопотоков;
3) осуществление контроля за своевременным прохождением, исполнением и качественным оформлением документов, анализ исполнительской дисциплины;
4) обеспечение отбора, учета и сохранности документов, образующихся в результате деятельности РТУ, их архивное хранение, а также организация работы архива РТУ, экспертной комиссии (ЭК) по экспертизе документов РТУ и подчиненных таможенных органов;
5) организация методической помощи структурным подразделениям РТУ и подчиненным таможенным органам в работе с документами;
6) обеспечение режима доступа и использования информации;
7) повышение уровня подготовки должностных лиц РТУ и подчиненных таможенных органов по своему направлению деятельности;
8) организация взаимодействия с подчиненными таможенными органами по вопросам, относящимся к компетенции Подразделения;
9) комплектование архива управленческими документами;
10) учет, обеспечение сохранности, создание научно-справочного аппарата (далее - НСА), использование документов, хранящихся в архиве;
11) подготовка и своевременная передача документов Архивного фонда Российской Федерации на государственное хранение;
12) осуществление контроля за формированием и оформлением дел в делопроизводстве РТУ.
III. Функции Подразделения
14. Подразделение в соответствии с возложенными на него задачами осуществляет следующие функции:
1) организует делопроизводство в РТУ;
2) разрабатывает, внедряет новые технологические процессы работы с документами и информацией, способствующие повышению культуры работы с ними, сокращению сроков прохождения и исполнения документов, принимает меры по упорядочению состава документов, оптимизации документопотоков и документооборота в целом;
3) принимает участие в постановке задач, проектировании, эксплуатации и совершенствовании (в части информационного обеспечения) автоматизированных информационных систем, а также новейших информационных технологий (в том числе безбумажных), применяемых в РТУ;
4) обеспечивает своевременное рассмотрение документов, представляемых для доклада руководству РТУ;
5) проверяет правильность оформления документов, представляемых на подпись руководству РТУ;
6) оформляет, выпускает, хранит подлинники организационно-распорядительных документов (приказов, распоряжений, писем и др.) РТУ, обеспечивает их рассылку и ознакомление с ними в установленном порядке;
7) осуществляет экспедиционную обработку, прием, регистрацию, учет, хранение, доставку и рассылку корреспонденции (входящей, исходящей, внутренней), в том числе переданной по специальным каналам связи, ведет справочную работу по ней;
8) обеспечивает соответствующий режим доступа к документам и использование информации, содержащейся в них;
9) организует и осуществляет изготовление, копирование, оперативное тиражирование документов;
10) организует контроль за исполнением документов в соответствии с указаниями и поручениями руководства РТУ по их исполнению, анализирует состояние исполнительской дисциплины;
11) осуществляет методическое руководство и контроль за организацией документационного обеспечения в структурных подразделениях РТУ;
12) разрабатывает и внедряет после согласования с Центральной экспертной комиссией (ЦЭК) ФТС России методические документы в области документационного обеспечения;
13) разрабатывает сводную номенклатуру дел РТУ, номенклатуру дел Подразделения, формирует дела Подразделения и осуществляет контроль за формированием дел в структурных подразделениях РТУ;
14) организует прием руководством РТУ граждан, а также делопроизводство по обращениям граждан в соответствии с установленным порядком;
15) организует работу с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения (для служебного пользования), на основе соответствующих инструкций;
16) организует экспертизу научной и практической ценности документов при их отборе на государственное хранение, работу архива и ЭК РТУ;
17) осуществляет подготовку документов Подразделения к архивному хранению;
18) организует и проводит мероприятия по повышению квалификации должностных лиц, ответственных за документационное обеспечение деятельности РТУ;
19) принимает (не ранее чем через 1 год, но не позднее чем через 3 года после завершения делопроизводством), учитывает и хранит управленческие документы структурных подразделений таможни постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения;
20) разрабатывает и согласовывает с соответствующим государственным (муниципальным) архивом графики представления описей на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии (далее - ЭПК) государственного (муниципального) архива и передачи документов Архивного фонда Российской Федерации на государственное хранение;
21) составляет и представляет (не позднее чем через 3 года после завершения делопроизводством) годовые разделы описей дел постоянного хранения и по личному составу на рассмотрение ЭК РТУ и ЭПК соответствующего архивного учреждения;
22) осуществляет учет и обеспечивает полную сохранность принятых на хранение дел;
23) создает, пополняет, совершенствует НСА к хранящимся в архиве делам и документам; обеспечивает его преемственность с НСА соответствующего государственного (муниципального) архива;
24) организует использование документов архива (информирует руководство и должностных лиц РТУ о составе, содержании документов архива; выдает в установленном порядке дела, документы или копии документов, архивные справки, исполняет запросы организаций, заявления граждан об установлении трудового стажа и по другим вопросам социально-правового характера);
25) ведет учет использования документов, хранящихся в архиве;
26) проводит экспертизу ценности документов, хранящихся в архиве; участвует в работе ЭК;
27) оказывает методическую помощь в составлении номенклатур дел структурных подразделений РТУ, контролирует правильность формирования и оформления дел в делопроизводстве, а также подготовку дел к передаче в архив;
28) своевременно представляет в соответствующий государственный (муниципальный) архив сведения о составе и объеме документов по установленной форме;
29) подготавливает и в установленном порядке передает на хранение в соответствующий государственный (муниципальный) архив документы Архивного фонда Российской Федерации.
IV. Права Подразделения
15. Подразделение для решения возложенных на него задач и функций имеет право:
1) вносить на рассмотрение начальнику РТУ предложения по вопросам своей деятельности;
2) запрашивать и получать от структурных подразделений РТУ, таможен согласно установленному порядку необходимые статистические, аналитические и другие данные, документы, заключения и иные сведения, необходимые для принятия решений по вопросам, отнесенным к компетенции Подразделения;
3) пользоваться согласно установленному порядку ведомственными информационными системами и унифицированными базами данных;
4) взаимодействовать в установленном порядке с органами государственной власти, местного самоуправления, юридическими и физическими лицами по вопросам, входящим в компетенцию Подразделения;
5) осуществлять проверку организации делопроизводства в структурных подразделениях РТУ и в подчиненных таможенных органах, о результатах проверок докладывать начальнику РТУ;
6) запрашивать у руководителей структурных подразделений РТУ и подчиненных таможенных органов информацию, необходимую для выполнения контроля исполнения функций;
7) вносить руководству РТУ предложения о совершенствовании форм и методов работы с документами;
8) возвращать исполнителям на доработку документы, оформленные с нарушением установленных действующими инструкциями по делопроизводству требований;
9) привлекать специалистов структурных подразделений РТУ, подчиненных таможенных органов к подготовке проектов методических документов по вопросам документационного обеспечения управления и архива;
10) контролировать выполнение установленных правил формирования и оформления дел в структурных подразделениях РТУ;
11) пользоваться иными правами, предусмотренными законодательными и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.
V. Заключительные положения
16. Штатная численность Подразделения устанавливается в рамках штатного расписания РТУ, которое утверждается приказом РТУ.
17. Начальник Подразделения РТУ назначается на должность и освобождается от занимаемой должности по согласованию с Управлением делами ФТС России приказом РТУ. В период отсутствия начальника Подразделения исполнение его должностных обязанностей возлагается на заместителя начальника Подразделения или на иное должностное лицо РТУ, назначенное в установленном порядке приказом РТУ.
18. Должностные обязанности, права и ответственность должностных лиц и работников Подразделения регламентируются должностными инструкциями и должностными регламентами, утвержденными в соответствии с порядком, установленным ФТС России.
19. Должностные лица и работники Подразделения назначаются из числа лиц, отвечающих установленным квалификационным требованиям.
20. Начальник Подразделения:
1) руководит деятельностью Подразделения на основе принципа единоначалия;
2) принимает участие в совещаниях, проводимых руководством РТУ при рассмотрении вопросов, отнесенных к компетенции Подразделения;
3) распределяет обязанности между должностными лицами и работниками Подразделения;
4) участвует в подборе, расстановке кадров Подразделения, обеспечивает соблюдение должностными лицами и работниками Подразделения служебной дисциплины;
5) создает условия для повышения профессиональной подготовки должностных лиц и работников Подразделения и внедрения передовых приемов и методов работы;
6) вносит начальнику РТУ предложения о назначении на должность должностных лиц и работников Подразделения, а также предложения об их поощрении, наложении на них дисциплинарных взысканий;
7) принимает меры по обеспечению необходимых условий для выполнения должностных обязанностей всеми должностными лицами и работниками Подразделения;
8) представляет интересы РТУ в государственных органах и различных организациях по вопросам, входящим в компетенцию Подразделения, в соответствии с установленным порядком;
9) пользуется другими правами, исполняет другие обязанности и несет ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации.
21. Начальник Подразделения несет персональную ответственность за осуществление возложенных на Подразделение функций, в том числе за выполнение в рамках компетенции Подразделения программ, планов и показателей эффективности деятельности таможенного органа.
22. Возложение на Подразделение функций, не предусмотренных настоящим Типовым положением, кроме специальных (адресных) поручений начальника РТУ, не допускается.
Первый заместитель начальника
Управления делами
С.Г.ИЩЕНКО
Приложение N 2
к Приказу ФТС России
от 1 марта 2012 г. N 373
I. Общие положения
1. Подразделение документационного обеспечения (далее - Подразделение) является структурным подразделением таможни.
2. Подразделение в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными конституционными законами, таможенным законодательством Таможенного союза и законодательством Российской Федерации о таможенном деле, федеральными законами, актами Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, Положением о Федеральной таможенной службе, нормативными и иными правовыми актами Федеральной таможенной службы (ФТС России), правовыми актами РТУ и таможни, правилами и указаниями федерального органа исполнительной власти, уполномоченного в области архивного дела, методическими документами в области документационного обеспечения управления, архивного дела, инструкцией по делопроизводству таможенного органа и настоящим Типовым положением.
3. В структуру Подразделения может входить подразделение архивной обработки документов.
При невозможности создания подразделения архивной обработки документов в структуре Подразделения, по решению начальника таможни его основные задачи, функции и права возлагаются на отдельное должностное лицо или функциональную группу должностных лиц Подразделения.
4. Организационное, методическое руководство и контроль деятельности Подразделения осуществляет РТУ, а в части выполнения задач и функций, возложенных на Подразделение, - начальник таможни.
5. Подразделение возглавляет начальник Подразделения, который непосредственно подчиняется начальнику таможни.
6. Работа Подразделения строится на основе планов работы РТУ, таможни и Подразделения, сочетания принципа единоначалия при решении вопросов служебной деятельности и персональной ответственности каждого должностного лица Подразделения за состояние дел на порученном участке и за выполнение отдельных поручений.
План работы Подразделения утверждается начальником таможни.
7. Подразделение решает возложенные на него задачи как непосредственно, так и через подразделения документационного обеспечения таможенных постов, подчиненных таможне (далее - подчиненные таможенные посты), во взаимодействии с другими структурными подразделениями таможни.
8. Делопроизводство и мероприятия по обеспечению режима секретности в Подразделении осуществляются согласно установленному порядку.
9. При осуществлении своей деятельности Подразделение соблюдает требования правовых актов ФТС России по вопросам обеспечения информационной безопасности.
10. В таможне для хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и законченных делопроизводством документов практического назначения, их отбора, учета, использования и подготовки к передаче на государственное хранение создается архив.
11. Организационно-методическое руководство деятельностью Подразделения по вопросам ведения архива таможни осуществляет соответствующий государственный (муниципальный) архив.
12. Подразделение имеет круглую печать с обозначением наименования таможни.
II. Задачи Подразделения
13. Основными задачами Подразделения являются:
1) обеспечение в таможне и подчиненных таможенных постах организации делопроизводства в соответствии с действующей в таможенном органе инструкцией по делопроизводству;
2) разработка, внедрение новых технологических процессов работы с документами и информацией на основе использования систем автоматизированной обработки документов, в том числе упорядочение состава документов и информационных показателей, сокращение их количества и оптимизации документопотоков;
3) осуществление контроля за своевременным прохождением, исполнением и качественным оформлением документов, анализ исполнительской дисциплины;
4) обеспечение отбора, учета и сохранности документов, образующихся в результате деятельности таможни, их архивное хранение, а также организация работы архива таможни, экспертной комиссии (ЭК) по экспертизе документов таможни и подчиненных таможенных постов;
5) организация методической помощи структурным подразделениям таможни и подчиненным таможенным постам в работе с документами;
6) обеспечение режима доступа и использования информации;
7) повышение уровня подготовки должностных лиц таможни и таможенных постов по своему направлению деятельности;
8) организация взаимодействия с подчиненными таможенными постами по вопросам, относящимся к компетенции Подразделения;
9) комплектование архива управленческими документами;
10) учет, обеспечение сохранности, создание НСА, использование документов, хранящихся в архиве;
11) подготовка и своевременная передача документов Архивного фонда Российской Федерации на государственное хранение;
12) осуществление контроля за формированием и оформлением дел в делопроизводстве таможни.
III. Функции Подразделения
14. Подразделение в соответствии с возложенными на него задачами осуществляет следующие функции:
1) организует делопроизводство в таможне;
2) разрабатывает, внедряет новые технологические процессы работы с документами и информацией, способствующие повышению культуры работы с ними, сокращению сроков прохождения и исполнения документов, принимает меры по упорядочению состава документов, оптимизации документопотоков и документооборота в целом;
3) принимает участие в постановке задач, проектировании, эксплуатации и совершенствовании (в части информационного обеспечения) автоматизированных информационных систем, а также новейших информационных технологий (в том числе безбумажных), применяемых в таможне;
4) обеспечивает своевременное рассмотрение документов, представляемых для доклада руководству таможни;
5) проверяет правильность оформления документов, представляемых на подпись руководству таможни;
6) оформляет, выпускает, хранит подлинники организационно-распорядительных документов (приказов, распоряжений, писем и др.) таможни, обеспечивает их рассылку и ознакомление с ними в установленном порядке;
7) осуществляет экспедиционную обработку, прием, регистрацию, учет, хранение, доставку и рассылку корреспонденции (входящей, исходящей, внутренней), в том числе переданной по специальным каналам связи, ведет справочную работу по ней;
8) обеспечивает соответствующий режим доступа к документам и использование информации, содержащейся в них;
9) организует и осуществляет изготовление, копирование, оперативное тиражирование документов;
10) организует контроль за исполнением документов в соответствии с указаниями и поручениями руководства таможни по их исполнению, анализирует состояние исполнительской дисциплины;
11) осуществляет методическое руководство и контроль за организацией документационного обеспечения в структурных подразделениях таможни;
12) разрабатывает и внедряет после согласования с Центральной экспертной комиссией (ЦЭК) ФТС России методические документы в области документационного обеспечения;
13) разрабатывает сводную номенклатуру дел таможни, номенклатуру дел Подразделения, формирует дела Подразделения и осуществляет контроль за формированием дел в структурных подразделениях таможни;
14) организует прием руководством таможни граждан, а также делопроизводство по обращениям граждан в соответствии с установленным порядком;
15) организует работу с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения (для служебного пользования), на основе соответствующих инструкций;
16) организует экспертизу научной и практической ценности документов при их отборе на государственное хранение, работу архива и ЭК таможни;
17) осуществляет подготовку документов Подразделения к архивному хранению;
18) организует и проводит мероприятия по повышению квалификации должностных лиц, ответственных за документационное обеспечение деятельности таможни;
19) принимает (не ранее чем через 1 год, но не позднее чем через 3 года после завершения делопроизводством), учитывает и хранит управленческие документы структурных подразделений таможни постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения;
20) разрабатывает и согласовывает с соответствующим государственным (муниципальным) архивом графики представления описей на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии (ЭПК) государственного (муниципального) архива и передачи документов Архивного фонда Российской Федерации на государственное хранение;
21) составляет и представляет (не позднее чем через 3 года после завершения делопроизводством) годовые разделы описей дел постоянного хранения и по личному составу на рассмотрение ЭК таможни и ЭПК соответствующего архивного учреждения;
22) осуществляет учет и обеспечивает полную сохранность принятых на хранение дел;
23) создает, пополняет, совершенствует НСА к хранящимся в архиве делам и документам; обеспечивает его преемственность с НСА соответствующего государственного (муниципального) архива;
24) организует использование документов архива (информирует руководство и должностных лиц таможни о составе, содержании документов архива; выдает в установленном порядке дела, документы или копии документов, архивные справки, исполняет запросы организаций, заявления граждан об установлении трудового стажа и по другим вопросам социально-правового характера);
25) ведет учет использования документов, хранящихся в архиве;
26) проводит экспертизу ценности документов, хранящихся в архиве; участвует в работе ЭК;
27) оказывает методическую помощь в составлении номенклатур дел структурных подразделений таможни, контролирует правильность формирования и оформления дел в делопроизводстве, а также подготовку дел к передаче в архив;
28) своевременно представляет в соответствующий государственный (муниципальный) архив сведения о составе и объеме документов по установленной форме;
29) подготавливает и в установленном порядке передает на хранение в соответствующий государственный (муниципальный) архив документы Архивного фонда Российской Федерации.
IV. Права Подразделения
15. Подразделение для решения возложенных на него задач и функций имеет право:
1) вносить на рассмотрение начальнику таможни предложения по вопросам своей деятельности;
2) запрашивать и получать от структурных подразделений таможни согласно установленному порядку необходимые статистические, аналитические и другие данные, документы, заключения и иные сведения, необходимые для принятия решений по вопросам, отнесенным к компетенции Подразделения;
3) пользоваться согласно установленному порядку ведомственными информационными системами и унифицированными базами данных;
4) взаимодействовать в установленном порядке с органами государственной власти, местного самоуправления, юридическими и физическими лицами по вопросам, входящим в компетенцию Подразделения;
5) осуществлять проверку организации делопроизводства в структурных подразделениях таможни и в подчиненных таможенных постах, о результатах проверок докладывать начальнику таможни;
6) запрашивать у руководителей структурных подразделений и подчиненных таможенных постов информацию, необходимую для выполнения функций контроля исполнения документов;
7) вносить руководству таможни предложения по совершенствованию форм и методов работы с документами;
8) возвращать исполнителям на доработку документы, оформленные с нарушением установленных действующими инструкциями по делопроизводству требований;
9) привлекать специалистов структурных подразделений таможни, подчиненных таможенных постов к подготовке проектов методических документов по вопросам документационного обеспечения управления и архива;
10) контролировать выполнение установленных правил формирования и оформления дел в структурных подразделениях таможни;
11) пользоваться иными правами, предусмотренными законодательными и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.
V. Заключительные положения
16. Штатная численность Подразделения устанавливается в рамках штатного расписания таможни, которое утверждается приказом таможни.
17. Начальник Подразделения таможни назначается на должность и освобождается от занимаемой должности по согласованию с РТУ приказом таможни. В период отсутствия начальника Подразделения исполнение его должностных обязанностей возлагается на заместителя начальника Подразделения или на иное должностное лицо таможни, назначенное в установленном порядке приказом таможни.
18. Должностные обязанности, права и ответственность должностных лиц и работников Подразделения регламентируются должностными инструкциями и должностными регламентами, утвержденными в соответствии с порядком, установленным ФТС России.
19. Должностные лица и работники Подразделения назначаются из числа лиц, отвечающих установленным квалификационным требованиям.
20. Начальник Подразделения:
1) руководит деятельностью Подразделения на основе принципа единоначалия;
2) принимает участие в совещаниях, проводимых руководством таможни при рассмотрении вопросов, отнесенных к компетенции Подразделения;
3) распределяет обязанности между должностными лицами и работниками Подразделения;
4) участвует в подборе, расстановке кадров Подразделения, обеспечивает соблюдение должностными лицами и работниками Подразделения служебной дисциплины;
5) создает условия для повышения профессиональной подготовки должностных лиц и работников Подразделения и внедрения передовых приемов и методов работы;
6) вносит начальнику таможни предложения о назначении на должность должностных лиц и работников Подразделения, а также предложения об их поощрении, наложении на них дисциплинарных взысканий;
7) принимает меры по обеспечению необходимых условий для выполнения должностных обязанностей всеми должностными лицами и работниками Подразделения;
8) представляет интересы таможни в государственных органах и различных организациях по вопросам, входящим в компетенцию Подразделения, в соответствии с установленным порядком;
9) пользуется другими правами, исполняет другие обязанности и несет ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации.
21. Начальник Подразделения несет персональную ответственность за осуществление возложенных на Подразделение функций, в том числе за выполнение в рамках компетенции Подразделения программ, планов и показателей эффективности деятельности таможни.
22. Возложение на Подразделение функций, не предусмотренных настоящим Типовым положением, кроме специальных (адресных) поручений начальника таможни, не допускается.
Первый заместитель начальника
Управления делами
С.Г.ИЩЕНКО
Приложение N 3
к Приказу ФТС России
от 1 марта 2012 г. N 373
I. Общие положения
1. Подразделение документационного обеспечения (далее - Подразделение) является структурным подразделением таможенного поста.
2. Подразделение в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными конституционными законами, таможенным законодательством Таможенного союза и законодательством Российской Федерации о таможенном деле, федеральными законами, актами Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, Положением о Федеральной таможенной службе, нормативными и иными правовыми актами Федеральной таможенной службы (ФТС России), правовыми актами РТУ, таможни, правилами и указаниями федерального органа исполнительной власти, уполномоченного в области архивного дела, методическими документами в области документационного обеспечения управления, архивного дела, инструкцией по делопроизводству таможенного органа и настоящим Типовым положением.
3. В структуру Подразделения могут входить должностные лица, ответственные за архивную обработку документов.
4. Организационное, методическое руководство и контроль деятельности Подразделения осуществляет таможня, а в части выполнения задач и функций, возложенных на Подразделение, - начальник таможенного поста.
5. Подразделение возглавляет начальник Подразделения (отдела, отделения), который непосредственно подчиняется начальнику таможенного поста.
При невозможности создания в структуре таможенного поста отдела (отделения) по решению начальника таможни его основные задачи, функции и права возлагаются на отдельное должностное лицо или функциональную группу должностных лиц по направлению деятельности. В этом случае ответственность за организацию и ведение делопроизводства, соблюдение установленных правил и порядка работы с документами возлагается на начальника таможенного поста.
6. Работа Подразделения строится на основе планов работы таможни, таможенного поста и Подразделения, сочетания принципа единоначалия при решении вопросов служебной деятельности и персональной ответственности каждого должностного лица Подразделения за состояние дел на порученном участке и за выполнение отдельных поручений.
План работы Подразделения утверждается начальником таможенного поста.
7. Подразделение решает возложенные на него задачи как непосредственно, так и во взаимодействии с другими структурными подразделениями таможенного поста.
8. Делопроизводство и мероприятия по обеспечению режима секретности в Подразделении осуществляются согласно установленному порядку.
9. При осуществлении своей деятельности Подразделение соблюдает требования правовых актов ФТС России по вопросам обеспечения информационной безопасности.
II. Задачи Подразделения
10. Основными задачами Подразделения являются:
1) обеспечение на таможенном посту организации делопроизводства в соответствии с действующей в таможенном органе инструкцией по делопроизводству;
2) осуществление контроля за своевременным прохождением, исполнением и качественным оформлением документов, анализ исполнительской дисциплины;
3) обеспечение отбора, учета и сохранности документов, образующихся в результате деятельности таможенного поста;
4) организация методической помощи структурным подразделениям таможенного поста в работе с документами;
5) обеспечение режима доступа и использования информации;
6) повышение уровня подготовки должностных лиц таможенного поста по своему направлению деятельности;
7) организация взаимодействия со структурными подразделениями таможенного поста по вопросам, относящимся к компетенции Подразделения;
8) осуществление контроля за формированием и оформлением дел в делопроизводстве таможенного поста.
III. Функции Подразделения
11. Подразделение в соответствии с возложенными на него задачами осуществляет следующие функции:
1) организует делопроизводство на таможенном посту;
2) принимает участие в постановке задач, проектировании, эксплуатации и совершенствовании (в части информационного обеспечения) автоматизированных информационных систем, а также новейших информационных технологий (в том числе безбумажных), применяемых в таможне;
3) обеспечивает своевременное рассмотрение документов, представляемых для доклада руководству таможенного поста;
4) проверяет правильность оформления документов, представляемых на подпись руководству таможенного поста;
5) оформляет, выпускает, хранит подлинники организационно-распорядительных документов (распоряжений и др.) таможенного поста, обеспечивает их рассылку и ознакомление с ними;
6) осуществляет экспедиционную обработку, прием, регистрацию, учет, хранение, доставку и рассылку корреспонденции (входящей, исходящей, внутренней), в том числе переданной по специальным каналам связи, ведет справочную работу по ней;
7) обеспечивает соответствующий режим доступа к документам и использования информации, содержащейся в них;
8) организует и осуществляет изготовление, копирование;
9) организует контроль за исполнением документов в соответствии с указаниями и поручениями руководства таможенного поста по их исполнению, анализирует состояние исполнительской дисциплины;
10) формирует дела Подразделения и осуществляет контроль за формированием дел в структурных подразделениях таможенного поста;
11) организует прием руководством таможенного поста граждан, а также делопроизводство по обращениям граждан в соответствии с установленным порядком;
12) организует работу с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения (для служебного пользования), на основе соответствующих инструкций;
13) организует экспертизу научной и практической ценности документов при их отборе на уничтожение;
14) организует и проводит мероприятия по повышению квалификации должностных лиц, ответственных за документационное обеспечение деятельности таможенного поста;
15) контролирует правильность формирования и оформления дел в делопроизводстве.
IV. Права Подразделения
12. Подразделение для решения возложенных на него задач и функций имеет право:
1) вносить на рассмотрение начальнику таможенного поста предложения по вопросам своей деятельности;
2) запрашивать и получать от структурных подразделений таможенного поста согласно установленному порядку необходимые статистические, аналитические и другие данные, документы, заключения и иные сведения, необходимые для принятия решений по вопросам, отнесенным к компетенции Подразделения;
3) пользоваться согласно установленному порядку ведомственными информационными системами и унифицированными базами данных;
4) взаимодействовать в установленном порядке с органами государственной власти, местного самоуправления, юридическими и физическими лицами по вопросам, входящим в компетенцию Подразделения;
5) запрашивать у руководителей структурных подразделений таможенного поста информацию, необходимую для выполнения функций контроля исполнения;
6) вносить руководству таможенного поста предложения по совершенствованию форм и методов работы с документами;
7) возвращать исполнителям на доработку документы, оформленные с нарушением установленных действующими инструкциями по делопроизводству требований;
8) контролировать выполнение установленных правил формирования и оформления дел в структурных подразделениях таможенного поста;
9) пользоваться иными правами, предусмотренными законодательными и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.
V. Заключительные положения
13. Штатная численность Подразделения устанавливается в рамках штатного расписания таможни, которое утверждается приказом таможни.
14. Начальник Подразделения назначается на должность и освобождается от занимаемой должности приказом таможни. В период отсутствия начальника Подразделения исполнение его должностных обязанностей возлагается на иное должностное лицо таможенного поста, назначенное в установленном порядке приказом таможни.
15. Должностные обязанности, права и ответственность должностных лиц и работников Подразделения регламентируются должностными инструкциями и должностными регламентами, утвержденными в соответствии с порядком, установленным ФТС России.
16. Должностные лица и работники Подразделения назначаются из числа лиц, отвечающих установленным квалификационным требованиям.
17. Начальник Подразделения:
1) руководит деятельностью Подразделения на основе принципа единоначалия;
2) принимает участие в совещаниях, проводимых руководством таможенного поста при рассмотрении вопросов, отнесенных к компетенции Подразделения;
3) распределяет обязанности между должностными лицами и работниками Подразделения;
4) участвует в подборе, расстановке кадров Подразделения, обеспечивает соблюдение должностными лицами и работниками Подразделения служебной дисциплины;
5) создает условия для повышения профессиональной подготовки должностных лиц и работников Подразделения и внедрения передовых приемов и методов работы;
6) вносит начальнику таможенного поста предложения о назначении на должность должностных лиц и работников Подразделения, а также предложения об их поощрении, наложении на них дисциплинарных взысканий;
7) принимает меры по обеспечению необходимых условий для выполнения должностных обязанностей всеми должностными лицами и работниками Подразделения;
8) представляет интересы таможенного поста в государственных органах и различных организациях по вопросам, входящим в компетенцию Подразделения, в соответствии с установленным порядком;
9) пользуется другими правами, исполняет другие обязанности и несет ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации.
18. Начальник Подразделения несет персональную ответственность за осуществление возложенных на Подразделение функций, в том числе за выполнение в рамках компетенции Подразделения программ, планов и показателей эффективности деятельности таможенного поста.
19. Возложение на Подразделение функций, не предусмотренных настоящим Типовым положением, кроме специальных (адресных) поручений начальника таможенного поста, не допускается.
Первый заместитель начальника
Управления делами
С.Г.ИЩЕНКО